Waarom ik G Suite gebruik (en waarom jij dat ook zou moeten)

waarom-gsuite-gebruiken

Betalen voor gebruiken van e-mail? Waarom? Het zit toch standaard bij een hosting inbegrepen én daarnaast heb je diverse manieren om een gratis e-mail aan te vragen via Gmail, Hotmail, etc? Waarom zou je dan gaan betalen? Tja, zo dacht ik er ook over maar sinds enkele weken ben ik toch overgestapt, namelijk naar G Suite (voorheen Google Apps).

Even een stukje achtergrond informatie – ik heb zowel een zakelijk als privé e-mailadres. Privé zit ik bij Gmail en via een POP3 account had ik daar mijn zakelijke e-mail aan gekoppeld. Ik vind Gmail erg fijn werken, maak hier al jaren gebruik van en vond het dan ook prettig dat ik alles binnen 1 account kon benaderen. Ik hoefde niet opnieuw in te loggen om zowel mijn zakelijk als privé mail binnen te halen en te beantwoorden. Alles verliep – volgens mij – vlekkeloos. Totdat ik merkte dat veel mail niet binnenkwam of als ik met een klant aan het mailen was, dat er enige tijd overheen ging voordat ik de reactie kon ontvangen in mijn mailbox. Het kwam geregeld voor dat ik een klant mailde en hij of zij gelijk terug reageerde, het dan soms een half uur of langer duurde voordat ik deze mail had ontvangen. Dit kwam doordat mijn zakelijk mailadres via mijn hosting doorverwezen stond naar mijn gekoppelde POP3 account in Gmail. Je hebt dan te maken met wanneer de server de mail verwerkt (in dit geval zowel van de hosting als van Gmail) en daarom duurde het zo lang.

Een mail dat niet goed werkt zorgt niet alleen voor een negatief imago van mijn bedrijf Deliciae Design (want ik reageer maar niet!) maar daardoor verlies ik ook inkomen. Tijd om dit te veranderen.

Wat is G Suite?

Ik moet eerlijk toegeven – toen ik het mailtje ontving dat Google Apps ging veranderen qua naam naar G Suite moest ik er aan wennen. Ik vind het een aparte naam en als je het zo leest dan verwacht je eigenlijk niet dat het om e-mail gaat, of wel?

Buiten de naam is er verder niets veranderd. Als je bekend bent met Google dan weet je dat er uitbreidingen zijn zoals Gmail, Drive, Hangout, Calendar, Documenten, Spreadsheets, etc. G Suite is een overkoepelde naam voor al deze tools en zorgt ervoor dat je deze kan gebruiken voor jouw bedrijf. Je werkt in de cloud waardoor alle gegevens overal toegankelijk zijn. Ideaal voor ondernemers die veel onderweg zijn of voor mensen die houden van gemak. Je werkt online en alles wordt automatisch opgeslagen.

Heb jij een Gmail adres dan heb jij ook toegang tot al deze fantastische tools, alleen maak je dan gebruik van jouwnaam@gmail.com. Ziet er niet zo professioneel uit, toch? Met een zakelijk account kan je jouwnaam@jouwbedrijf.nl gebruiken én heb je toegang tot alle tools zoals Drive, Hangout, Documenten, etc, zodat je fijn in de cloud zit en onderweg gewoon door kan blijven werken, zowel op de computer, tablet of telefoon.

Wat kan ik met G Suite?

Ik kan uit eigen ervaring vertellen dat mijn mail sinds de overstap super werkt. Ik kan zonder problemen mail verzenden en ontvangen. Heb geen last van foutmeldingen en beland ook niet continu in de spamfolder van (potentiële) klanten. Gmail kent daarnaast ook SPAM filters waardoor het enorm afneemt en je heel makkelijk ongewenste mail kan aanvinken én afmelden zodat je er geen last meer van hebt. Daarnaast heb je ook nog dit:

  • Een mooi zakelijke e-mailadres als “jouwnaam@jouwbedrijf.nl”.
  • Er worden geen advertenties weergegeven (gebeurd wel als je een gratis account hebt).
  • Een inbox met 30GB opslagruimte. Dit is ook uitbreidbaar.
  • Offline berichten kunnen lezen of conceptberichten opstellen.
  • Standaard antwoorden instellen (ideaal!)
  • Altijd ondersteuning – 24 uur per dag, zeven dagen per week.
  • Chatfunctie + Hangouts – gelijk de mogelijkheid om vanuit de mail iemand te bellen of een videovergadering te hosten of bijwonen.
  • Gmail werkt zowel op computer, tablet of telefoon (moet je wel de Apps downloaden).
  • Gmail is 99,9% beschikbaar en kent 0% uitval. Je kunt dus 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar rekenen op de uitzonderlijk betrouwbare servers van Google. (Dit heb ik nodig!)
  • Je bedrijfsgegevens worden beschermd met automatische back-ups.
  • Heel goede spambescherming.
  • Toonaangevende beveiligingsmaatregelen.
  • Vele add-ons die het werk makkelijker maken.
  • En nog veel meer!

Wat kost G Suite?

Al die functies met zoveel mogelijkheden – je zou denken dat het een prijzig abonnement is. Maar niets is minder waar. Voor €4 per maand per gebruiker heb je toegang tot G Suite. Dat is nog goedkoper dan een Chai Latte van Starbucks.

Waarom moet ik G Suite gebruiken?

Niets moet natuurlijk. Maar gebruik jij, net zoals ik eerst, de mail van je webhost en had je daar geregeld problemen mee? Zoals het niet aankomen van verstuurde of ontvangen mail? Dat je geregeld in de SPAM beland van anderen of dat het lang duurt eer dat je een mailtje ontvangen hebt? En trouwens, weet je dat als jouw website offline is, je mail ook niet werkt en binnenkomende mail op dat moment verloren gaat? Dan zou G Suite een uitkomst zijn want de mail wordt via een andere server verstuurd en ontvangen, dus niet via de server waar jouw website op gehost is. Zo ben je dus ALTIJD bereikbaar.

Ik wil graag een betrouwbare mailserver en geen last meer hebben van (kleine) mankementen. Met G Suite blijft mijn mail gewoon werken, ook al zou mijn website even tijdelijk offline zijn. Daarnaast heb ik altijd een backup, kan ik makkelijk in de cloud werken, hoef ik het Office pakket niet meer te gebruiken en werkt alles gewoon naadloos samen. Ideaal.

Nu gaat dit vooral over G Suite maar er zijn nog genoeg andere opties die je kan gebruiken voor je mailbox. Punt is meer dat het beter is om niet de mailbox van je hostingprovider te gebruiken, want er is geen garantie op het mailverkeer en er worden geen back-ups gemaakt. Ben je alle mail kwijt dan is de kans klein dat je alles nog terug kan halen.

Gebruik je web host niet als e-mail host. Click To Tweet

Hoe stel ik G Suite in?

Dus je wilt G Suite eens gaan proberen? Leuk! Setup is heel erg makkelijk en je kan de eerste 14 dagen een gratis proefabonnement nemen.

Ga naar de website van G Suite  en klik op de groene knop: Nu Starten.

G Suite Install

Er wordt gevraagd om wat persoonlijke informatie in te vullen.

G Suite Aanmelding

Nu wordt er gevraagd of je een eigen domein gebruikt of eentje wilt aankopen. Als jij al een website hebt met http://www.jouwdomein.nl dan kan je deze gebruiken.

gsuite-inschrijving2

Je zal een geldig domeinnaam moeten opgeven. Klik op volgende.

Op de 3e pagina kan je een G Suite account aanmaken. Vul een username in (dit wordt jouw mailadres), een wachtwoord en bewijs dat je geen robot bent. Klik op accepteren en schrijf je in.

gsuite-inschrijving3

Je account is nu aangemaakt en het is nu tijd om de domein te verifiëren en om extra mailadressen toe te voegen.

Ik heb hier helaas geen screenshots van en ik kan dit proces helaas niet terugdraaien, maar de volgende stappen worden duidelijk beschreven via het G Suite installatieproces.

Gebruiker toevoegen

Je krijgt de optie te zien om “gebruikers toe te voegen aan G Suite”. Voor ieder gebruiker dat je toevoegt kost het €4 extra. Je hoeft dus niet meerdere gebruikers toe te voegen. Wel kan je email aliassen toevoegen, dit betekend dat 1 gebruiker (jij dus) ook mail kan verzenden met een alias, zo heb ik bijvoorbeeld info en pers aangemaakt. Info gebruik ik als standaard mailadres en pers voor nieuwsbrieven zodat mijn mailbox enigszins gescheiden blijft.

Domein verifiëren

Als je een mailadres hebt aangemaakt zal je jouw domein moeten verifiëren. Er zijn hiervoor 3 manieren:

  • Voeg een record toe aan je domein instellingen. (TXT of CNAME)
  • Upload een HTML bestand naar je website. (ik koos deze keer voor de makkelijkste weg en heb voor deze stap gekozen)
  • Voeg een <meta>  tag toe aan je website.

Kies de manier die jij het prettigst vind en volg de stappen die G Suite aangeeft.

MX records aanpassen

Doordat de mail via een andere server zal gaan, namelijk via G Suite, betekent het dat je de mail instellingen moet wijzigen. Neem je hosting af via Antagonist dan kan je in Mijn Antagonist via product, G Suite (nog vermeld als Google Apps) activeren of deactiveren. Door deze stap worden de DNS-records automatisch aangepast en hoef je deze niet handmatig te wijzigen.

gsuite-antagonist

Via DirectAdmin

Heb je geen Antagonist of de mogelijkheid om het automatisch aanpassen van de DNS-records, dan zal je deze handmatig moeten aanpassen. Login op de webhostingsserver of DirectAdmin van je domein en ga naar MX-records. Probeer een screenshot (als back-up) te maken van de gegevens die daar te vinden zijn zodat je altijd nog terug kan naar de oude instellingen. 

mx-records

 

Van G Suite heb je een aantal records ontvangen, deze moet je allemaal invullen.

mx-records-gsuite

De MX-records in je DirectAdmin komen er dan zo uit te zien.

mx-records-gsuite-deliciaedesign

Als alle MX records van G Suite zijn toegevoegd (alle andere kan je verwijderen) dan gaan we eens kijken of alles gelukt is. Bij het installatieproces van G Suite klik je op verifiëren. Als de MX-records goed staan dan krijg je een melding dat de verificatie gelukt is.

Dat is het! Het lijkt vrij ingewikkeld maar het valt mee. Mocht je vast lopen bij de MX-records dan is het altijd mogelijk om contact op te nemen met je hostingprovider. Zij kunnen je dan verder helpen. Vanaf nu kan je inloggen via Gmail met jouwnaam@jouwdomein.nl en kan er mail verstuurd en ontvangen worden. Het kan ongeveer 48 uur duren eer dat de gegevens verwerkt zijn, maar uit ervaring blijkt dat dit vaak binnen enkele minuten werkzaam is.


Wil jij een gratis proefperiode van G Suite * uitproberen? Schrijf je dan nu in. Als jij 20% korting wilt ontvangen op het eerste jaar G Suite gebruik dan 1 van de volgende codes: 74KC9X4VMQHEMTD of N3N9AW4VA99NJQK
Wanneer de codes niet meer werken dan mag je contact opnemen en zorg ik voor een persoonlijke code zodat jij de 20% korting kan ontvangen.


Wat gebruik jij voor jouw (zakelijke) e-mail?

Voorkom problemen met jouw mail en maak gebruik van G Suite. Leer hoe je dit kan instellen.Click To Tweet

 

* Dit artikel bevat affiliate links. Bekijk mijn disclaimer voor meer informatie.

Geef een reactie